JASSO留学支援奨学金のネ申エクセル問題について

自民党の河野太郎議員が、科研費の申請書などで使われている、非常に扱いづらく煩雑なエクセルファイル、通称「ネ申エクセル（または神エクセル、以下「神エクセル」）」を廃止するよう提言したことが話題となっています。

データとして役立たない「神エクセル」問題に解決の兆し　河野太郎議員が文科省へ全廃を指示

これに似た問題が、JASSO（日本学生支援機構）留学支援奨学金関係の神エクセル問題です。すでにどなたかが問題提起されているかもしれませんが、大学で国際交流に携わっている私からも、問題提起させてください。

※ネ申（神）Excelについては三重大学の奥村先生が書かれた論文に詳しいので、そちらを参照してください：「ネ申Excel」問題

JASSO留学支援奨学金とは

JASSO（日本学生支援機構）は、経済的に支援が必要な学生を対象に奨学金を提供している独立行政法人です。JASSOの奨学金は返済が必要であり、実質は学生ローン。奨学金の返済ができずに破産する例が相次ぐなど社会問題となり、平成29年度からは返済不要の奨学金が始まります。

実はこのJASSO、通常の奨学金の他に、海外留学をする学生、また海外から日本へ受け入れる学生に対して返済不要の奨学金も支給しています。今回取り上げたいのは、大学間協定に基づく交換留学を支援する奨学金にまつわる書類についてです。

JASSOが提供する神Excelについて

まずは、日本人学生の海外留学を支援する、JASSO（日本学生支援機構）協定派遣のページをご覧ください。

http://www.jasso.go.jp/ryugaku/tantosha/study_a/short_term_h/2016.html

平成28年度海外留学支援制度（協定派遣）事務手続きについて＞「1.事務手続きの手引き・様式等」のところに、大学の海外派遣担当者が提出しなければいけない書類が掲載されています。

ぜひ、１つ１つ、Excelファイルをダウンロードして中身を見てみてください。

例えば、平成28年度海外留学支援制度（協定派遣）登録データ 。
留学期間を数値で入力すると、右の 月別に別れた列に、自動で ○ が入力されていきます。高機能です。「開始月と終了月の合算日数（BF）」列が閏年で計算される不具合」があったようですが、つい先日、修正されたようです。

・・・めまいがしてきませんか？

この他にも、提出すべきExcelファイルは盛りだくさんです。非常に神々しいExcelファイルの数々です。あまりの煩雑さに、毎年、毎月、留学担当者たちは悲鳴をあげているのです。しかも様式が年度によって変わったりするのがまた大変で・・・。

職員だけでなく、学生も大変です。奨学金を受給した学生は、受給期間終了後にいくつかの書類を出す必要がありますが、そのうちの一つがこれ：平成28年度海外留学支援制度（協定派遣）報告書関係様式（様式Ｇ～Ｊ） 。「様式H-3」というシートをご覧ください。Excelで、横にずーーーっと続くアンケートに回答しなければいけません。小さな正方形の中に回答を入力しないといけないのです。学生はお金をもらっている側なので、文句は言えません。粛々と回答して提出してくれます。

これを提出されて集計する方のJASSO職員の方々も、おそらく相当な苦労をされているはずです。ちなみに大学からJASSOへの提出は、一部は紙で、一部はExcelで、となっているみたいです。

その背景について推測

なぜこのような 神エクセルが誕生してしまったのか。私はJASSO内部の者ではないので、その背景は分かりませんが、推測はできます。

JASSOの留学支援奨学金は、借り手からの返済で成り立っている通常の奨学金と違い、国の予算から直接支出されているものです。なので、きちんと目的に適った利用がされているという証拠を残さねいけません。よって、誰に対して奨学金が支給され、どのような効果があって、という情報を、できるだけ細かく蓄積しておかないとならないのでしょう。

しかし、このような煩雑な書類作成ばかり求められるとなると、大学ではそれなりの数の事務スタッフが必要ですし、JASSOでもスタッフが必要となります。その人件費や、掛けられている膨大な時間をもっと有意義なことに使えるのではと思います。

解決策は？

エクセルを廃止して全てをウェブシステム化…というのが理想かもしれませんが、システム化にはデメリットがつきものです。下手なシステムを作ってしまうと、エクセルよりも作業が煩雑になってしまい、かつ莫大な制作コスト、運用コストがかかります。まずは現状の運用方式での簡素化・合理化、業務フローの見直し、一部のシステム化などから始めてもよいのではと思います。

私は末端のいち担当者なので何の力もありませんが、とにかく、ここにも「 神エクセル問題」があることを知っていただけたら幸いです。

ショートカットキーを使うと人生が変わる・・・かも

「ショートカットキー」なるものを、どこかで聞いたことはあると思います。パソコン操作の「切り取り」や「貼り付け」を、マウスの右クリックではなくキーボード操作だけで行うことです。

聞いたことはあるけど、覚えるのが面倒でやっていない、という人が多いのではないでしょうか。

しかし、ショートカットキーを使うのと使わないのとでは、パソコン作業の効率性が大きく変わると言われています。

ショートカットキーの効率性

ショートカットキーを使うと、パソコン操作の効率性は上がります。

少し古いですが、2005年のある論文では、Wordの操作（コピー、ペースト、開く、保存など）を1.メニューから選択、2.アイコン操作、3.ショートカットキー利用の3タイプで被験者の反応速度を比較したところ、ショートカットキーを利用した方が効率が良いという結論が出されています。

Hidden Costs of Graphical User Interfaces: Failure to Make the Transition from Menus and Icon Toolbars to Keyboard Shortcuts (2005) by Lane, Napier, Peres and Sándor

ネット上の記事、ブログでもショートカットキーの重要性は盛んに言及されています。ショートカットキーの書籍もいろいろ出ています。

どんなショートカットキーがあるのか

ショートカットキーは膨大な量があります。Windows、MacなどOSそのもののショートカットキーがあれば、それぞれのソフトに独自のショートカットキーが大量にあります。

それら全てを使いこなすのは非常に大変ですが、まずはよく使うものから覚えましょう。

ここでは、文書作成ソフトやメールソフトでよく使う、５つのショートカットキーを紹介します。いずれも「Ctrl（コントロール）」を押しながら、アルファベットのキーを押します。Macの場合はCtrlをCommandに代えれば使えます。

1. コピー 「Ctrl」＋「C」
2. ペースト（貼り付け）「Ctrl」＋「V」
3. 切り取り「Ctrl」＋「X」
4. 元に戻す「Ctrl」＋「Z」
5. 保存「Ctrl」＋「S」

１〜５まで、どの操作も頻繁に使いますよね。その時に、１回１回、キーボードからマウスに手を動かして右クリックして・・・だと、効率が悪いです。

また５「保存」のショートカットキーを覚えて、変更を加えたらすぐに保存する癖をつけましょう。頻繁に保存をすることで、「せっかくファイル作ったのにデータが消えた！！」といったうっかりを防げます。

他にもショートカットキーは大量にあります。気になる人は下記のサイトを見ましょう。
仕事の効率がUPする【Windows】基本ショートカットキー40選

ショートカットキーの覚え方

ショートカットキーに慣れていない人は、キーの組み合わせを覚えるのが大変かもしれないです。

私のオススメは、ショートカットキーを ゲームのコマンドと思って覚えること です。ゲームにはまったことがある人なら、格闘ゲームで技を繰り出すコマンドや、裏技のためのコマンドを覚えたと思います。私もパワプロという野球ゲームで、上上下下左右左右スタートという裏技コマンドを覚えて何度も繰り返していました。

要は、仕事をゲームだと思えばいいのです。

ショートカットキーを、いまのステージを早くクリアするために必要な技、そのためのコマンドと思えば覚えられませんか？

ショートカットキーがうまく使えたら「よっしゃ、技が決まったwww」と内心で喜びましょう。

まとめ

これほど重要なショートカットキーですが、義務教育の情報の時間には習った記憶がありません。私自身は、なぜか大学１年の英語の授業でショートカットキーの話題が出て、そこではじめてショートカットキーの便利さ、重要性に気づきました。

新入社員向けの研修などでショートカットキーが教えられるかもしれませんが、そんなまともに研修を行っているところばかりではないと思います。

学生の間に、レポートや論文を書く機会にショートカットキーを身につけておいたほうがよいです。

大学院生は知っておきたいTransferable Skills について

「高学歴ワーキングプア」が話題となりましたが、今やそれが当たり前の現実、周知の事実になってしまいました。

修士号、博士号まで取得したのに低賃金な仕事しかできない状況は、政府の方針や構造的な問題もありますが、社会が変わるのを待っていても問題は解決しません。

そこで、解決の糸口になるかもしれないキーワード「Transferable Skills」について紹介します。

Transferable Skillsとは？

Transferable Skillsとは、日本語に訳せば「移転可能な技能」となりますが、「別の分野でも通用するスキル」とも言えるでしょう。 大学院まで進学して専門的な技能を身につけても必ずしも社会で直接活かせる訳ではない、というのは日本に限らずどこでも同じです。

そこで英国を中心とするヨーロッパ圏では、2000年代くらいからTransferable Skillsというのが言われ始め、専門分野を極めつつも別の領域にも通じるスキルを身につけましょう、という動きが出てきたようです。

この流れについて、以下の論文に詳しく書かれています。

山内, 保典; 中川, 智絵,「イギリスの大学におけるTransferable Skills Trainingの取り 組み : 日本の科学技術関係人材育成への示唆」科学技術コミュニケーション = Japanese Journal of Science Communication, 12: 92-107, 2012 http://eprints.lib.hokudai.ac.jp/dspace/bitstream/2115/50975/1/JJSC12_007.pdf

この論文の中で、Transferable Skillsの定義については、欧州科学財団 （European Science Foundation） の報告書（2009）から、次のような引用がされています。

「1つの文脈で学んだスキル，例えば，研究を行う上で学んだスキルのなかで，他の状況，例えば，研究であれ，ビジネスであれ，今後の就職先において有効に活用できるようなスキル．Transferable Skillsがあれば，学問領域及び研究関連のスキルを効果的に応用したり，開発したりすることも出来るようになる．このスキルは様々なトレーニングコースを通して学んだり，研究や業務に携わる日々の生活の中で得たりする」

ちなみに、研究以外の文脈でもTransferable Skillsというキーワードは使われます。特に転職界隈の話題では「いまの会社・業界だけではなく他社・他業種でも通用するスキル」という意味あいで用いられます。

参考：トランスファラブルスキル（日本の人事部）

どのようにTransferable Skillsを身に付けるか？

日本の大学では、Transferable Skillsという名称は使われていないものの、それに類する個々のスキル開発のコースや授業はそれなりにあるでしょう。「グローバル人材」、「国際交渉能力」、「社会人基礎力」といったキーワードが含まれた科目・コースや、その他なんたら人材育成プログラム系は、Transferable Skillsの考え方に近いものがあると思われます。

ただ、やはり専門家育成の比重の方が大きく、Transferable Skillsを念頭に置いた教育プログラムなどは少ないと思います。なので、大学院生は普段の研究活動から、自分で意識的にTransferable Skillsを身につける必要があります。
例えば、次のような活動を通して、Transferable Skillsを身につけられるでしょう。

論文の執筆、共同研究

「いつまでに完了させる」というゴールを設定し、そこから逆算してタスク（資料収集、インタビュー、実験等）を細分化してそれぞれに期限を付け実行する。これはあらゆる仕事をこなす上での基本です。やる気と集中力と才能で何とかなってしまう人もいそうですが、それは一時の勘違いだと思ってください。
また、特に文系の大学院の場合は、研究は基本的に一人で行うという場合が多いでしょう。そんな環境でも、共同でプロジェクトに取り組む機会を探しましょう。チームで共同作業を行うことで、プロジェクトマネジメント、リーダーシップの力を身につけることができます。

ディスカッション、プレゼンテーション

分野にもよると思いますが、大学院ではディスカッションやプレゼンテーションを行う演習形式の授業が多いでしょう。ディスカッションの参加者となるだけでなく、議論を導く立場（ファシリテーター）も経験させてもらいましょう。ファシリテーションについては、様々な書籍があるので、参考になります。プレゼンテーションは、場数を踏むほど上手になります。発表資料の作成技術もこの際身につけてしまいましょう。

学部生の指導

授業のティーチングアシスタントとして、また研究室の先輩として、学部学生の指導をすることもあるでしょう。面倒かもしれませんが、これは素晴らしい機会です。人材育成の一旦を担っていると自覚して、学部生の学修モチベーションを上げるように活動しましょう。言い方は悪いですが、後輩たちを「実験台」にして、人がどのように育つか（あるいは育たないか）を客観的に観察すると、将来役に立つんじゃないかと思います。

他にも語学力、PCソフトの操作スキル、コミュニケーション能力、統計知識など、研究以外の場へも転用可能なスキルを身につけることができるでしょう。これらのスキルを十分に身につければ、アカデミックな世界で行き場がなくなっても、途方にくれる必要がなくなります。

まとめ

私が大学院生のころは、Transferable Skillsなんていう言葉は知りませんでした。が、振り返ってみると、国際学生会議のプロジェクトに参加したり、修士論文を様々な工夫をして（付せんを使ったタスク管理、Evernoteを使った情報整理など）計画的に進めたりしたことで、その後の会社員生活や現在の仕事に活かせるスキルが身についていたと思います。Transferable Skillsの考え方を最初から意識していれば、さらにいろいろな活動に挑戦していたかもしれません。

学部生も、もちろんTransferable Skillsを意識することは重要です。ただ学部生が卒業後に働き出し様々な実務スキルを磨くのに対し、学部からすぐに進学した大学院生の場合、数年もその機会を逃してしまいます。いま大学院生のひとは、アカデミックなキャリアを志望するひともそうでない人も、自分の研究活動を通じて、どのようなTransferable Skillsが養われるのか、考えることをおすすめします。

一瞬で大量の情報取得！スクレイピングサービスimport.ioを使ってみる

スクレイピングとは

スクレイピングは、聞きなれない言葉だと思います。スクレイピングとは、

Webスクレイピングとは、WebサイトからWebページのHTMLデータを収集して、特定のデータを抽出、整形し直すことである。

という意味です（IT用語辞典）。HTMLはウェブサイトを作る言語のことですが、そのHTMLを分析してページの構造を把握し、データを機械的に抽出するという仕組みです。

スクレイピングをやってみる

それでは、スクレイピングでどんなことができるのか、試してみましょう。日本の外務省のプレスリリースを一括で取得することを目標とします。

外務省プレスリリース：http://www.mofa.go.jp/mofaj/press/release/index.html

ではその手順です。

import.io(https://www.import.io)にアクセスします。登録は無料です。FacebookやGoogleアカウントがあれば、すぐにログインできます。

この画面で、New Extractorを押して、新しいプロセスを作成します。

こんなポップアップが出てくるので、外務省プレスリリースのURLをコピーペーストしましょう。そしてGo。 http://www.mofa.go.jp/mofaj/press/release/index.html

数秒待つと、このような画面が出てきます。データ解析が正常にできたということです。右上のDoneを押しましょう。

こんな画面になります。これで外務省のプレスリリースを取得するというプロセスは設定できました。真ん中あたりのRun URLsを押すと、最新のプレスリリース情報を取得しに行きます。

情報を取得できたら、CSVでダウンロードできます。CSVはExcelで開けますが、日本語だと文字化けするかもしれません。Open Officeというソフトを使うと、文字化けは防げます。

「なんだこれだけか」と思うかもしれませんが、さらにいろいろできます。指定できるURLは１つではありません。例えば、このようにURLを複数指定すれば、数ヶ月分のプレスリリース情報を一括で取得できるのです。

また有料版（$249/月〜）にすると、プロセスを動かすスケジュールを設定することができます。例えば、外務省のプレスリリースを毎日自動で取得する、ということもできます。

注意点

• プログラムによるアクセスがブロックされて、スクレイピングができないサイトもあります。
• スクレイピングで取得した情報を利用・公開する時には著作権等に注意する必要があります。
• import.io無料版では、情報取得の回数が１月500回までに制限されています。

他の活用方法

今回は「外務省のプレスリリースを取得する」という例を実行しましたが、他にも次のような活用方法が考えられます。

• オンライン書店であるキーワードに関する書籍の一覧を取得する。
• ニュースサイトで毎日ニュースの一覧を取得する。
• 求人情報を定期的に収集する。
• あるページのサムネイル画像だけを取得する（アイドルのファンなんかは活用できそう・・・）。

単にニュースをチェックするだけなら、ページをお気に入りにいれて見るか、RSSフィードなどを活用すればよいです。 ただ、定期的に大量の情報を忘れずに取得したい、CSVデータにして分析したい、というような場合には、こういったスクレイピングツールを活用すると、収集が捗るでしょう。

今すぐに使わなくても、スクレイピングというキーワードは覚えておいて損はないです。
import.io以外のスクレイピングサービスについては、こちらの記事を参照してください。
誰でも簡単！Webページ情報を自動でデータ化できるスクレイピングツール5選

Google Public Dataを使ってグラフで遊ぼう

レポートやプレゼンテーションにグラフを使いたい時、ありますよね。そんな時にめちゃくちゃ便利なのが、Google Public Dataです。

Google Public Dataとは

公式サイトには次のように説明されています。

Google Public Data Explorer は、大量の公共データから必要なデータを簡単に見つけ出し、分かりやすくグラフ化できるツールです。グラフや分布図で時系列に沿ったアニメーションを表示できるので、世の中の変化を直感的に把握できます。このツールを利用するのにデータ分析の専門家である必要はありません。どなたでも簡単に表示方法を切り替えたり、データを比較したり、みんなと共有したりできます。

https://support.google.com/publicdata/answer/1100640?hl=ja

まさにこの通りで、公開されているデータであれば、様々な組み合わせのデータを簡単にグラフにして表示することができます。
さっそく、活用例を見てみましょう。

例

例えば、「中央アジアの経済について調べたい」と思ったとします。
グラフ表示の仕方は非常に簡単です。

• Google Public Dataトップから、「世界開発指標」をクリック。

• 指標（「経済政策と債務」＞「１人あたりGDP」）と国名（「ヨーロッパおよび中央アジア」＞各国をチェック）を設定する。

すると、このようなグラフが表示されます。



グラフ作成画面では、横軸は西暦になっており、つまみを動かして、「直近５年間」、「1990年代」など、期間を自由に調整できます。

上は折れ線グラフでしたが、棒グラフにして他の国々と比較することもできます。


これは「ヨーロッパおよび中央アジア」の域内の一人あたりGDP(2015年)を比較した棒グラフです。中央アジア経済というとイメージもつかず「貧しいんじゃないか」と思う人も多いかもしれません。ただ、中央アジアの中でもカザフスタンなど資源国は一人あたりGDPが高く、数値ではポルトガルなどと大差がないことがパッと見て分かります（もちろん一人あたりGDPが高いからといって市場や社会が成熟しているかというと、そうとは限らないのは言わずもがなですが・・・）。

こういったグラフを材料に、発表やレポートを作っていくことができます。

グラフを作ったら、スクリーンショット（最近は「スクショ」と略しますよね）を撮ってパワポ資料に貼り付ける、リンクをコピペする、ブログなどの場合はHTMLをコピペする、などの方法で資料を 活用できます。

まとめ

Google Public Data、めちゃくちゃ便利です。公開されているデータなら、わざわざ元データを参照してExcelでいちからガリガリグラフを作るのが馬鹿らしくなります。

国を入れ替えたり、指標を変えたりしてデータを眺めているだけでも楽しいです。みなさんも、ぜひ遊んでみてください。

また、自分で持っているデータをアップロードしてグラフを生成することもできるようなのですが、まだ試していません。いつの日かいい材料があればやってみます。

簡単！スケジュール自動共有＆リマインドサービスをZapierで作る

Zapierとは

Zapierは、いろいろなウェブサービスを連携させて処理を自動化するサービスです。例えば、Twitterにメンションが届いたらSlack（チャットアプリ）に知らせてくれる、instagramで新しい写真を投稿したらDropboxに追加する、Evernoteに新しいノートを作ったらGoogleスプレッドシート行を追加する・・・などの自動処理が、難しい知識なしで簡単に実現できます。連携できるサービスは728種類（2016年10月22日時点。筆者が指で数えた（笑））もあるので、いく通りもの組み合わせで自動処理が実現できます。

似たようなサービスにはiftttやMythingsなどがあります。もともとiftttが有名でしたが、最近はZapierが目立って台頭してきました。My thingsは日本のyahooが運営しているサービスなので、日本発サービス（はてな！など）との連携に強みがありますね。

• ifttt
• My things

見本

このZapierを使ってどんなものができるか、具体的に紹介します。

紹介したいのは、私が運営している「ユーラシアイベントガイド」です。これは、ロシア、中央アジアなど旧ソ連圏に関するイベント（講演会など）をFacebookやTwitter で紹介し、かつTwitterでは開催前日になるとリマインドのツイートをするという、イベント共有サービスのようなものです。こういったイベントの情報は、これまでは様々な情報ソース（メーリングリスト、ウェブサイト、個人のFacebookフィードなど）で紹介されていましたが、それを一元化してより広い層に情報を届けようと狙ったものです。

• ユーラシアイベントガイドFacebookページ
• ユーラシアイベントガイドTwitterページ

このサービスの仕組みですが、次のようになっています。

1. Google カレンダーにイベント情報を登録する
2. Facebook、Twitterでイベント情報が自動で投稿される
3. イベント前日になるとTwitterでリマインドの投稿が自動でされる

図で書くとこんな感じです。

今回は、これとほぼ同じ機能を持った自動連携機能（「Zap（ザップ）」と言います）をZapierで作ってみましょう。

作ってみよう

準備するもの

• Zapierアカウント
• Facebookページアカウント（無ければ個人のFacebookアカウント）
• Twitterアカウント
• Googleアカウント

おおまかな流れ

おおまかな流れは、次の3ステップです。

1. Triggerを設定
2. Actionを設定
3. ZAPをON！

それでは、開始しましょう。

Zapierにログイン

新規登録し、ログインするとこのような画面になりますが、右上の「MAKE A ZAP!」をクリックします。

Triggerを設定する

まずどのサービスでどういったイベントが発生したら処理を開始するかを設定します。ここではGoogleカレンダーを選びます。

アカウントと連携する

自分のGoogleアカウントとZapierを連携させる設定を行います。Zapierとの連携を許可してください。

Trigger イベントを決める

どんな動作があったら処理を開始するか決めます。New Event Searchの場合は、条件にあったイベントが登録された場合、Event Startはイベント開始の一定期間前になったら、New Eventは新規イベントが登録されたら、という意味です。

使用するカレンダーをきめる

Googleカレンダーでは、プライベート用、仕事用、複数のカレンダーを作ることができます。連携に使用する、公開してよいカレンダーを選びましょう。

テストする

ちゃんとGoogleカレンダーの情報が取得できるか、テストしてみましょう。この時、カレンダーになんらかのイベントが登録されていないとうまくいきません。テストができたら、Triggerの設定は終わりです。

Action を設定する

「カレンダーに予定が登録されたらTwitterでツイートする」という設定をしましょう。

アカウントと連携する

この画面でTwitterを選択し、アカウントと連携させます。

Action イベントを決める

「カレンダーに予定が登録されたらTwitterで・・・する」の・・・の部分を決めます。Twitterは、ツイートする、画像付きツイートをする、ユーザーをリストへ追加する、ユーザーを検索する、などのActionができます。ここでは「Create Tweet」を選びましょう。

テンプレートを作る

次に、Tweetでどんな投稿をするか、テンプレートの文章を作りましょう。Googleカレンダーと連携した場合、日付、場所、開始時間、件名などを自動で取得できます。それを枠内に並べ、間や冒頭、末尾に文章を加えることができます。

テストする

カレンダーから予定を取り込み、ツイートできるかテストしてみましょう。

ONにする

Dashboardへ行くと、自分の作った「Zap」一覧があるので、いま作ったZapをONにしましょう。すると、カレンダーに予定を登録すると数分後に自動的にツイートが投稿されるようになります。

他の連携

Facebookと連携する場合、新しくZapを設定し、Action の部分をFacebookに変えればいいだけです。

Twitterでイベント前日にツイートする場合、はじめのTrigger設定でEvent Startを選び、何日前（または時間単位でも設定できる）にリマインドするか設定しましょう。あとは上記のTwitterの設定と同じです。

注意

無料だと、Zapを3つまでしか実行できない、処理は150回まで、などの制限があります。大量に処理を行う場合は有料プランを契約しましょう。ちなみに「ユーラシアイベントガイド」は無料プランで使えています。

まとめ：何ができるか考えてみよう

今回は自動イベント共有サービスの作り方を紹介しましたが、いかがでしょうか？意外と簡単なのではないでしょうか？

ZapierではGoogleカレンダー、Facebook、Twitter以外にも色々なアプリと連携しているので、どんな自動処理ができ、そして日々の生活や仕事をどう効率よくできるか、考えてみましょう。何かいい「Zap」を思いついたらぜひ教えてください。

Office365 Education の"Forms"を使ってみよう

はじめに

ウェブサイトを使っていると、よくこのような申込フォームやアンケートフォームを見たことはありませんか？

こういった入力フォーム、専門知識や自分のウェブサイトがなくても簡単に作れるのです。

フォーム作成サービスはいろいろありますが、今回はOffice365 Educationの「Forms」という機能を紹介します。

※Office365 Formsは、2017年7月25日以降、Office365 Education以外のOffice 365 Enterprise や Office 365 Business 等でも利用できるようになったようです。

参考：https://blogs.technet.microsoft.com/officesupportjp/2017/09/05/what-is-forms/

Office365とは

Office365は、Microsoftが提供しているクラウドプラットフォームです。簡単に言うと、おなじみのWord、Excel、PowerpointなどのOfficeソフトがブラウザ上で使え、さらに複数のメンバーで共同作業するための便利な機能（ファイル共有やカレンダーなど）を備えているサービスです。中小企業から大企業までいろいろな組織で導入されています。

Office365 Education とは

Office365 Education は、Office365を教育機関向けにカスタマイズしたバージョンです。教師や生徒が使いやすいようなサービスを備えています。

参照：https://products.office.com/ja-jp/student/office-in-education

Google フォームとの違い

Googleのサービスでも同様のサービスがあり、一般的にはこちらの方が多く使われています。

できることは機能的には似ていますが、違いといえば、多くの場合Formsはみなさんの所属している教育機関で正式に採用されているOffice365のいち機能であるのに対し、Googleのフォームは個人的にアカウントを登録して運用しなければならない点です。

個人で（勝手に）ウェブサービスに登録して仕事で使うことは「野良IT」とも言われ、敬遠される会社や組織があります。

情報の扱いに神経質になってきた昨今です。もしOffice365を組織で契約しており、いらぬ心配をしたくない場合はFormsを使ったほうが無難でしょう。

Formsの使い方

ログイン

まず、Office365にログインをします。アプリケーション一覧の中のこのマークがFormsです。クリックしましょう。

新規作成

+新規作成をクリックします。

タイトルを入れる

一番上の見出しをクリックして、タイトルを変えます。

質問を作る

「質問を追加」ボタンを押します。作れる質問の形式はいろいろあります。

選択肢

１つしか選択できないタイプか、複数回答可能なタイプか選ぶことができます。

質問を編集することができます。また、「サブタイトル」を選んで質問文を補足することができます。解答例を書く時などに使えますね。

テキスト

短いテキスト（一行）か長いテキスト（複数行）か選べます。

評価

5段階または10段階評価を選べます。数字選択か星で回答するかも設定できます。

日付

日付を回答させることができます。日程調整に便利ですね。

クイズ

面白いのがこのクイズ形式です。選択肢をいくつか作り、その中で正解を設定できます。実際のフォームで、外れを選択して送信すると、不正解だと表示されます。小テストなどに使えそうですね。

フォームの送信（公開）

右上の「フォームの送信」を押すと、公開の範囲・方法を選べます。

公開範囲は、デフォルトでは「組織内のみ」にチェックが入っています。この場合、あなたの組織のOffice365ユーザーのみが、このフォームを見ることができます。
もし外部に公開したい場合は、下の「リンクを持つユーザー」にチェックを入れましょう。

公開範囲を決めたら、リンクURLをコピーします。そしてリンクをメールやウェブサイトに貼り付けます。このリンクをクリックすると、ほかの人がフォームを閲覧し、投稿できます。

または、ソースコードをコピーして、ページに埋め込むことができます。ここは少し専門知識が必要かもしれません。

回答を見る

回答タブをクリックすると、回答が閲覧できます。なんと、自動でグラフになります！

Excelファイルで回答をダウンロードする

もしExcelでデータが欲しい場合は、ダウンドーロすることもできます。

Excelオンラインと連携させたい場合はこちらの記事を参照してください：Office365: 入力フォームのFormsからExcelファイルへ情報を送る方法は？

まとめ

以上、Formsの使い方を簡単に解説しました。Formsは2016年初頭にサービス公開となったばかりのようで、これからどんどん機能が改良されていくと思います。

Office365 Educationユーザーは使ってみて損はないですよ。