ワークフローを自動化「ハブサービス」の未来は？

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大容量ファイルを送らなきゃいけない時の対処法

数MB（メガバイト）、数十MBの大容量ファイルを送らなければいけない時、ありますよね。写真やプレゼンテーションファイル等々。メールシステムによっては、送信/受信する際の添付ファイルのファイルサイズが制限されていることもあります。Gmailは添付ファイルは25MBまでです。私の職場のメールシステムは、確か5MBくらい。

でも、なんとかデータを送らねばならない…そんな時の対処法をまとめてみます。ここでは個々の方法をメモ程度にしか書きません。詳細は別に記事を書く予定です。

手渡し

相手が近くにいれば良いものの、離れた場所にいたら使えない方法ですね。遠くの場合は郵送やバイク便を使ったりします。

USBに入れて手渡し

最近のUSBは安くて大容量です。一方で、USBを持ち出している間に紛失し情報流出、なんていう事態もよくあります。手軽なぶん、あまりおすすめできません。

ディスクに焼く

データ用のCD-R、DVD-Rなどに焼いて渡すまたは物理的に送付するという方法です。一昔前はこんな方法が多かったですね。おそらく今の若いコは、CDやDVDに「焼く」なんていう文化を知らない人も多いはずです。

このあとは、物理的な方法を用いないパターンを書いていきます。

圧縮できないか確かめる

ファイルの種類によっては、圧縮してファイルサイズを小さくしてメール添付で送れる場合があります。まず、その可能性を探ってみまそう。

画像の場合

最近のカメラは高画質ですが、ファイルサイズがとにかく大きいですよね。デフォルトの設定だと平気で5MBを超えてしまいます。

そんな時は、画像圧縮ソフトを使います。大量のファイルを一括で圧縮（正確に言うと画像サイズを小さくすること）ができるので便利です。

Windowsの場合

• Ralpha Image Resizer

Macの場合

• Th-MakerX

PDFの場合

ブラウザだけで！PDFをいろいろ変換する方法で紹介したように、ブラウザ経由でPDFを圧縮できるサービスがあります。これで圧縮すると、場合によっては半分くらいのサイズになります。

Word、Powerpointの場合

WordやPowerpointでファイルサイズが大きくなる理由は、ファイルで使っている画像です。これがもとの画像のまま貼り付けられていると、ファイルサイズが大きくなってしまう場合があります。

そんな時は、詳細設定から画像を圧縮するように設定をして、ファイルサイズを小さくします。

圧縮フォルダ（zipなど）を作る

圧縮フォルダを作れば、その名の通り圧縮されてファイルサイズが小さくなります。ただし、思ったよりもファイルサイズが減らないパターンは、かなり多いです。先にファイル自体を圧縮する方法を試しましょう。

圧縮フォルダ作成ソフトのおすすめは次の通り。MacはデフォルトでZIP圧縮が簡単にできるので、特別なソフトは不要でしょう。

Windows

• 7 zip

大容量ファイル転送サービスを使う

圧縮できるかどうか試してもメール添付できる容量まで減らない場合は、ファイル転送サービスを試してみましょう。

これは、一旦あるサーバーにデータを預けて、そのダウンロードリンクを相手に知らせる、という仕組みです。

この手のサービスでは、次のものが有名です。

• 宅ファイル便
• firestorage
• Sendanywhere
• Bitsend

宅ファイル便やfirestorageは老舗なので、使ったことがあるかもしれません。タブレットやスマートフォンともやり取りする場合はSendanywhereがおすすめです。

ファイルストレージサービスを使う

これも上の大容量ファイル転送サービスと似ています。ただ送るだけではなくて「共有する」という考え方です。主な方法は次の２つ。

1. クラウドサーバーに預けたファイルのダウンロードリンクを相手に送る。
2. 相手もそのサービスに登録してもらい、共有設定から相手のアカウント（あるいはメールアドレス）を追加する。

頻繁にやり取りをする相手であれば、２の通り相手にもファイルストレージサービスに登録してもらうことをおすすめします。

• Dropbox
• Googledrive
• OneDrive

チャットサービスを使う

最近、チャットワークやSlackといったチャットサービスがたくさん登場しています。そういったチャットサービスには、大抵ファイル共有機能も付いています。

• チャットワーク
• Slack

ドラッグ＆ドロップで画面に放り込めばアップロードされます。相手はファイルをクリックしてダウンロードすればいいだけです。その後ファイルを使いたい時も、検索機能を使って調べればすぐにファイルが見つかります。

しかしチャットツール場合、必ず相手もサービスに登録してもらう必要があります。頻繁にやり取りをする相手であれば、この際チャットツールに登録するのもありですが、一回限りの場合は面倒ですね。

まとめ：どの方法が一番いいか？

場合によりけりですが、基本的にはファイルストレージサービスを使う方法が一番良いと考えます。何でもかんでもメール添付で、というのはメールボックスの容量を圧迫しますし、 誤送信の危険もあるので、ファイルストレージを使えるもんなら使いましょう。

教育現場でチャットツールを使うメリット・デメリット

slack.comより

仕事でのコミュニケーションツールは電子メールが一般的でしたが、ここ数年はチャットワークやSlackなど、ビジネス向けのチャットツールの浸透が進んでいます。特にIT関係の企業では使っていない会社な皆無だと思いますし、他の業種でも活用が進んでいます。

なぜメールではなくチャットツールかというと、メールよりも素早いやり取りが可能になり、効率良く仕事ができるからです。

となると、教育現場でもチャットツールを使えば良いのでは、という考えが生まれると思います。そして、実際に使用している例もあるでしょう。

日本発のチャットツールChatworkを導入している大学はいくつかあります。

• 京都大学 iPS細胞研究所
• 立命館大学 EDGE+R

この記事では、教育現場でチャットツールを使うことのメリット・デメリットを考えます。

前提

教育現場といっても小学校から大学までいろいろありますが、ここでは筆者の働く大学を例に出してみます。ただ、教育現場全般に通じる点もあるかと思うので、大学関係者以外もどうぞご覧ください。

そして教育現場と言っても、２種類の関係性が考えられます。１つは教職員のみのコミュニケーションです。もう一方は、教職員と学生（生徒）とのコミュニケーションです。両者は明らかに質が違うので、分けて考えてみます。

教職員間

まず、教職員間でチャットツールを使うことのメリット・デメリットを考えてみます。

メリット

1. 応答のスピードが速くなる
2. 情報共有が円滑になる
3. 様々な連携機能を使える

メリットは、一般企業で導入する際と同じだと思います。チャットツールであれば、メールと違って件名や冒頭の定型文（「お世話になってます」など）を入力する必要はありません。カテゴリごとに決まったグループに投稿する仕組みなので、CC（同報）に誰を入れるかで悩む必要はありません。こういったことで、メッセージのやり取りは遥かに速くなるはずです。

また、メールよりもより気軽に投稿できるため、情報共有が円滑になります。グループメンバーは基本的に全員がメッセージを見るので、メールのように一部のひとにしか情報がいかない、といったことを防げます。

最後に、ChatworkやSlackといった有名なチャットツールは、他のツールとの連携が豊富です。Googleカレンダーと連携して自動リマインダーを設定したり、Dropboxと連携したファイル共有ができるなど、業務効率化につながる仕組み作りができます。

業務効率化という点と、情報共有による様々なシナジー効果には期待ができるでしょう。

デメリット

1. 大事な情報が流れていってしまう
2. 組織全体での定着が難しい
3. メールとの使い分けが難しい
4. 距離感が取りづらい

チャットツール自体のデメリットとしては、グループ内にどんどんメッセージが流れてくるため、放っておくと大事な情報が流れていってしまう、といった点があります。大切なメッセージに目印をつけられる「スター機能」「スレッド機能」などは付いているのですが、例えば一週間くらい仕事を離れると未読メッセージが大量に溜まっていて、どれが大切なお知らせか分からなくなってしまいます。メールだと一応ひとつひとつ開封する、件名で重要性を判断する、といったことがやりやすいので、この点はチャットツールの劣る点です。

次に、大学は巨大組織です。私の勤務先は教職員だけで１万人います。部署内ならともかく、大学全体で導入するとなると、その労力は測り知れません。また部署内で導入するにしても、組織全体で導入していなければ結局メールも併用することになり、チャットツールが浸透しない可能性があります。まあ電子メールが何だかんだで浸透したように、使い始めれば問題はなくなるのかもしれませんが。

あと、大学特有の問題ですが、教職員の間には独特の距離感があったりします。教員同士もそうですし、教員と職員の間も、同僚ではあるけれどもいわゆる会社員同士とは違う関係性があります（どう表現したらよいのか・・・）。チャットツールは距離感としてはメールよりもだいぶフランクになるので、この距離感が教職員に適しているかというと、何とも言えません。

教職員と学生の間

次に、教職員と学生の間でチャットツールを使う場合のメリット・デメリットを考えます。これは、主に授業や研究室内で使うことを想定しています（学生支援業務で使うパターンは、今回は除きます）。

メリット

1. 学生の主体性を引き出せる
2. 共同作業がしやすくなる

効率化の面もありますが、教育上の効果も期待できます。例えば大教室での授業だと、発言をするのはなかなか勇気がいりますよね。チャットツールでも発言をできるようにすれば、どんな学生も気兼ねなく自分の意見を投稿できるでしょう。その投稿を見ながら、教員がこれはと思う意見について、指名して詳しい意図を引き出す、といった使い方もできます。

またゼミなどの少人数の場面でも、プレゼンテーションの準備やPBL（Project Based Learning）の授業で共同作業をする際に、コミュニケーションがとりやすくなります。学生はもとよりLINEやMessangerでやりとりをしていると思いますが、それに教員が割って入るわけにもいきません。チャットツールをオフィシャルなツールとして、そこでやりとりをしてもらえば、教員が適宜フィードバックをして共同作業を進めることができます。

デメリット

1. 学生との距離感
2. 学生同士の問題

デメリットは、またも距離感の問題です。大学生はいくら大人だからと言っても、教員と学生という立場は変わりません。チャットツールは気軽にやりとりができる分、気をつけてないと行きすぎた言動をしてしまいます。それが学生にとってはアカハラやセクハラと取られる場合があります（メールでもアカハラ・セクハラは可能ですが・・・）。大学生ではなく中高生相手ならなおさらです。

また、学生同士でもLINEグループでのイジメに見られるように、しっかりと規律を持っていないと問題が発生しかねません。

学生は勝手にグループを作れないように設定する、ダイレクトメッセージは送らない、など何らかのルールは決めておくべきでしょう。

他のデメリットは、あまりないと思われます。今の学生であればチャットは使い慣れているので、導入にもさほど障害はないでしょう。

まとめ

以上、教職員間と教職員・学生間で分けて、チャットツール導入のメリット・デメリットを考えてみました。

総じて、教職員間でのチャットツールの導入にはメリットと同じくらいデメリットもありそうです。組織の体質やトップの考え方に大きく拠るところだと思うので、チャットツールの導入は慎重に考えたほうがよいでしょう。小規模な私立大学などなら、やりやすいかもしれません。

逆に教職員・学生間でのチャットツール導入は教育上のメリットがありそうです。セクハラ、アカハラ、いじめなど情緒的な問題さえ防げそうであれば、導入を積極的に検討すべきと思われます。特にビジネス向けチャットツールを使いこなすスキルは、就職後も活かすことができます。スキル教育の意味でも、利用を考えてみてもよいでしょう。

[Excel]VLOOKUPでちょっとした自動化・効率化

Excel地獄の大学

大学の事務処理にはとにかくExcelが付き物です。Excelファイルがメール添付で送られてきて「これに入力して提出してください」・・・これがよくあるパターンではないでしょうか？

何でもかんでもExcelで書類を作らなければならない環境のことを「Excel地獄」と言います。ここでは、JASSO留学支援奨学金のネ申エクセル問題についてに書いたような仕事が発生します。

地獄にあっても、仕事は仕事。好むと好まざるに関わらず、送付されたExcelファイルを使って作業しなければなりません。そんな時に役に立ちそうなのが、VLOOKUPという関数です。

VLOOKUP関数とは

VLOOKUP関数は、 ある表からデータを検索して引っ張ってきてくれる関数 、のことです。

= VLOOKUP (検索する値, 値を検索する範囲, 戻り値を含む範囲の列の番号, 完全一致か近似一致か - 0/FALSE か 1/TRUE で指定)

SUMのような単純な関数に比べると、ちょっと長いです。が、一度使い方を覚えると、非常に便利です。

VLOOKUP関数の使い方はいろいろな所で解説されているので、覚えましょう。

• 第三十四回 誰でもわかる＆できる！VLOOKUP関数入門ガイド
• VLOOKUP 関数 (Office サポート)
• VLOOKUP関数の使い方

どんな時に使えるか

上にリンクを貼った解説は、企業で使うことを想定されているので、例が請求書とか在庫一覧とかです。

では、大学業務ではどういったことに使えるのでしょうか。例を２つ見ましょう。

例その１：あるテンプレートで、氏名、所属等が入った書類を大量に作る時

あるエクセル申請書に、学生（あるいは教職員）数十名ぶんの氏名や所属を記載した書類を作らなければいけないとき。

もしWordであれば差し込み印刷機能を使えば簡単にできます（参照：[Word]差し込み印刷機能で修了証を作ろう）しかし、Excelではこれができません。

Excelでは差し込み印刷機能の代わりに、VLOOKUPを使えばできます。

1. 申請書類とは別のシートに氏名・所属のリストを作ります。この時に、一番左の列に、1番から連番で番号をふります。
2. 申請書類シートの印刷範囲以外のセルに半角で「1」を入力します。
3. 申請書類シートの氏名・所属を流し込むセルにVLOOKUPの式を入れます。この時に、「検索する値」としては「2」で数字を入れたセルを指定します。式の例はこんな感じになります。

=VLOOKUP(AN1,氏名リスト!$A$2:$D$100,3)

4. 「2」で入力した数字を2,3,4,5と入れていくと、氏名・所属が「1」で作成したリストの順に変わっていくはずです。

スクリーンショットがなくてすみません。時間ができたら、スクリーンショットつきで詳しく解説します。

例その２：日本語表記を英語表記に置き換えたい時

例えば、交換留学生のリストがあったとします。これは例ですが、実際は大量にデータがあるとします。

氏名	所属大学名
John Lemon	マサチューセッツ観光大学
Maria Yulievna	ロシア国立研究大学
Azat Kashimov	チュイ州立大学

この日本語表記を英語表記に一括で置き換えたい時、どうしますか？
もし大学名の日本語・英語表記対照リストがあれば、VLOOKUPを使って簡単に置き換えられます。

1. 別のシートに大学名の日本語・英語表記対照リストを貼り付ける。この時、日本語大学名を一番左の列に入れる。
2. 一番右の列に、VLOOKUPの式を入れる。この時、「検索する値」には左の列（所属大学名）を指定する。式はこんな感じになるはず。

=VLOOKUP(B2,大学名リスト!$A$2:$D$100,2)

3. VLOOKUPの式を一番下までドラッグしてコピーする。すると、英語表記が一番右の列に自動入力されるはず。
4. 日本語の所属大学名の列を消せば完了。

まとめ

VLOOKUPの便利さを分かっていただけたでしょうか。

例１では数字をキーにしてリストを検索しましたが、例２では文字をキーにしてリストをしました。数字でも文字でもどちらでもいいのですが、とにかく「固有の情報」と「リスト」があれば、いちいち手作業しなくても自動で情報入力ができるのです。

使用機会はそれほど多くないと思いますが「こういう関数がある」と覚えておけば、いざという時に２、３時間ぶんを一気に短縮できると思います。

DropboxからOneDriveへの移行を考えてみた結果・・・

職場（大学）の部署では現在Dropboxを使っているのですが、職場全体ではMicrosoftのOneDrive for businessを契約しているので、移行を検討してみました。

OneDriveは、職場で導入されているとはいえ、別のファイル共有システムも稼働しており、あまりOneDriveを使っているひとは少ないようです。とはいえ、部署で使用料を払ってDropboxを使うより、OneDriveを利用したほうがコスト削減、セキュリティの面で良いのは確かです。そこで、DropboxとOneDriveへの移行を真剣に検討してみました。

現状（Dropbox利用）について

Dropboxは、言わずと知れたクラウドでファイル共有できるサービスです。
現在は、DropboxのProプラン（月額1,000円）を１ユーザー ぶん、契約しています。そして、そのアカウントを複数台のPCで利用しています。規約違反ではありませんが、数名でパスワードを共有しているので、あまり褒められたことではありません。

Dropboxのプランについてはこちら。
https://www.dropbox.com/business

移行先（OneDrive）について

移行先候補のOneDriveは、Microsoftが提供するファイル共有サービスです。昔はSkyDriveという名前でした。

私の大学ではOffice365 for Educationを契約しており、その機能の1つとしてOneDrive for Businessを利用できます。

普通のOneDriveとOneDrive for Businessの違いは、公式ページのQAには次のように書かれています。

OneDrive は、Microsoft アカウントまたは Outlook.com で設定できるオンライン個人用記憶域です。OneDrive を使って、ドキュメント、写真、その他のファイルをクラウドに保存したり、友人と共有したり、コンテンツで共同作業を行うこともできます。どのように使うかは自由に決められます。
OneDrive for Business は、業務用のオンライン記憶域です。OneDrive for Business は組織によって管理され、同僚と作業ドキュメントの共有や共同作業を行うことができます。組織のサイト コレクション管理者がライブラリの使い方を管理します。

うーん、これだけ見ると、機能面であまり大きな違いはないように見えます。
しかし実際は、Office365の様々な機能との連携がはかられており、操作感は似ているものの、できることはだいぶ違います。この説明の分かりづらさはさすがMicrosoft。
ともかく、ここでは個人用ではなく企業用のOneDrive for Businessへの移行を検討します。以下ではOneDrive for Businessを単にOneDriveと記載します。

DropboxとOneDriveの機能比較

さて、ここからが本題です。DropboxとOneDriveには、どのような機能差があるのでしょうか。

まずは、ファイル共有サービスに必要そうな機能について比較表を作ってみました。価格については比較していません。

機能	Dropbox Pro	OneDrive for Business
容量上限（ユーザーあたり）	1TB	1TB
iOSアプリ	◯	◯
Androidアプリ	◯	◯
ファイルの復元	◯	◯
ファイルの履歴管理	◯	◯
権限管理	◯	◯
パスワードつき共有	◯	×
有効期限つき共有	◯	×
フォルダ選択同期	◯	◯
他サービスとの連携	◯	◯

この表の通り、どちらも基本的な機能はそろっていますが、Dropboxの方かゆいところに手が届いています。Dropboxは非Dropboxユーザーにファイルを共有する時、パスワードをつけたり、ダウンロードの有効期限を設定できたりします。OneDriveはそこまで細かい設定はできません。

続いて、比較表では説明できないDropbox、OneDriveそれぞれの特徴を比較します。

Dropboxの特徴

ファイルリクエスト機能

Dropboxには、ファイル共有の基本機能以外に、便利な機能がいろいろあります。その１つがファイルリクエスト機能。これは、Dropboxユーザーではない人からも簡単にファイルを回収できる機能です。これについては別途記事「Dropboxのファイルリクエスト機能が地味に便利だった」を書いたので、ご覧ください。

その他独自機能が豊富

Dropboxではファイルリクエスト機能のほか、チーム、写真アルバム、Paperなど、便利な機能がたくさんあります。ただし、その多くは他のウェブサービスで代替できるもの（あるいは他のサービスの方がより使いやすいもの）も多いです。例えば、ウェブブラウザ上でファイルを直接編集できるPaper機能は、まだまだGoogle DriveやOffice365の方が優れていると思います。

同期のスピードが速い

いろいろなブログで言及されるように、Dropboxは、OneDriveに比べて同期（ダウンロード、アップロード）の速度が速いようです。OneDriveは、クラウドストレージの中では速度が遅い方のようです。 主要オンラインストレージの速度比較

OneDriveの特徴

Office365との連携が多機能

OneDrive最大の特徴はこれです。Office365のいちサービスという位置づけなので、他のOffice365サービス（Sharepoint、Word、Excel、Powerpointなど）との連携がしやすくなっています。ブラウザのOneDriveでWordファイルを開くと、Office365のWord Onlineを使ってブラウザ上で直接編集ができます。その再現度も、やはり本家だけあって他のGoogle Driveなどよりも優れています。

職場公認、そしてMicrosoftという安心（？）

Office365を導入している場合、OneDriveは職場公認のツールとなるでしょう。大きな組織は、勝手に非公認のクラウドサービスを使うことを嫌う場合（または認めない場合）があります。また、企業としてのMicrosoftはDropboxよりも知名度が高いので、一般的な安心度で言えば高いでしょう。

まとめ：OneDriveへ移行するか？

結論としては、OneDriveへ移行する方針で考えています。
DropboxとOneDriveを比較すると、クラウドストレージとしての性能や使い勝手はDropboxの方が優れている、と思います。ただし、OneDriveも決して使いづらい訳ではなく、Office365の連携など優れた点も多々あります。MicrosoftはOffice365の強化に力を入れているので、今後の機能改善も期待できます。組織全体でOffice365を導入している場合はOneDriveを利用するのが、総合的に見れば良いのではないでしょうか。
というわけで、Dropboxに名残惜しさはありつつも、OneDriveへの移行計画を立てようと思っています。

▼Dropbox、OneDriveの入門書 ▼

manabaはなぜダメなのか

突然、煽るようなタイトルですみません。
manabaは株式会社朝日ネットが提供するLMS（Learning Management System）、ポートフォリオシステムです。ここ10年以内くらいに大学や専門学校を卒業した方であれば、何らかのシステムにログインして課題を提出したり、出席を記録したりしたことがあるかもしれません。manabaもそんなシステムの一種です。どんなシステムかは、公式サイトの紹介をご覧ください。

教育支援サービス 「manaba」｜株式会社朝日ネット


manabaの画面イメージ（公式サイトより）


慶応義塾大学、中央大学、国際基督教大学など、多くの大学がこのmanabaを導入しています。私の勤務先も導入しています。日本では、moodleと並んで最もよく使われるLMSの１つではないかと思われます。

このmanabaを使うことで、学習の成果を１箇所にまとめることができる（ポートフォリオ）、学生同士・または教員との授業前後のインタラクティブな学習が可能になる、などといった効果が期待できます。

manabaのがっかりなところ

さて、そんなmanaba。私も活用しています。ないよりはあった方がいいのですが、個人的にがっかりな点がいくつかあるので、あえて指摘します。

1. スマートフォンアプリがない

manabah「モバイル対応」をうたっていますが、あくまでスマートフォンのブラウザから閲覧できる、という意味です。iOS、Androidアプリはありません。スマートフォンのブラウザでmanabaへアクセスすると、スマートフォン用のmanabaページが表示されます。これをショートカットとしてスタート画面にアイコンを配置すれば、あたかもアプリのように使えます。が、誰もがその方法を知っているとは思えませんし、単なるショートカットなのでアプリのようなプッシュ通知はありません。やはり今の時代、モバイルアプリは必須だと思います（もしかしたら開発中かもしれませんね）。

2. インターフェイスがひと昔まえ

決して分かりづらいわけではないですが、ユーザーインターフェイスとデザインがひと昔前のウェブを彷彿とさせます。例えるなら、mixi的なインターフェイス、デザインです（皆さん、mixiって覚えていますか？そもそも知っていますか？）。manabaがリリースされた年代からいって、mixiを意識していたんじゃないかと思います。ただ、時代は進みましたので、FacebookやTwitter、LINEなんかに慣れた学生世代からすると、直感的に使いづらく、ややとっつきにくいインターフェイスではないでしょうか。

3. コメントのやりとりが気軽にできない

LMSを導入する狙いとして、学生同士または教員とのインタラクティブなコミュニケーションを促進し、学生の主体的な学習を促すことが挙げられます。しかしmanabaでの交流は、私が見る限り活発に行われている例はあまりありません。manabaでのコメントのやりとりは「掲示板」形式です。話題ごとにスレッドを立てて、それに返信を書いていく、という形です。スレッドはツリー状になっていきます。この形式もやはり、最近のフィード に次々と投稿が流れてくるSNSに慣れた世代には使いづらく、どうやって使ったらいいのか躊躇するレベルだと思います。mixi世代にとっても、もはや使いづらいです。せっかくのLMSの狙いが実現できていません。

1~3の理由があってか、いまいちmanabaは定着していません。定着させるには、教員、学生ともにかなりの努力が必要になります。

manabaをやり玉にあげたような形ですが、他のLMSも似たり寄ったりの状況か、manabaよりも悪いかもしれません。manabaはモバイルアプリは無いとはいえ、ブラウザでのスマートフォン対応はしています。私は他のLMSでは数年前のmoodleしか使ったことはありませんが、当時はスマートフォン対応なんて皆無でしたね。moodle、今はスマートフォン対応されているのでしょうか？

manabaへの要望

がっかりなところ1~3を踏まえて、個人的なmanabaへの要望をまとめてみました。

1. モバイルアプリ（iOS、Android）の開発

朝日ネット社は、関連サービスとしてモバイルアプリのmanaba +responをリリースしているくらいなので、モバイルアプリを作る技術力は確かにあるはずです。あくまで推測ですが、manaba本体にモバイルアプリがない理由は、導入先の学校ごとに微妙なカスタマイズがされていたりして、モバイルアプリの仕様を統一するのが難しいからじゃないでしょうか？逆に、そのような障壁がなければ、モバイルアプリは一刻も早く開発した方がいいと思います。今なら、国産LMSとして不動の地位を築けます。

2. コメント形式をフィード式に＆「いいね」ボタンの導入

がっかり3で指摘した点に関して。フィードバックを促進するためにも、FacebookやTwitterなどを参考に、フィード上にコメントが流れてきてその場ですぐに返信できる形式にすべきです。また「いいね（Like）」ボタンを導入し、もっと簡単にポジティブなフィードバックをできるようにすることを提案します。発言や課題提出に対して、無反応よりも「いいね」を押された方が、学生のモチベーションはぐっと上がるのではないでしょうか。

3. ユーザーインターフェイスやデザインの見直し

manabaにはmanabaなりの「設計思想」があると思いますが、モバイルアプリのリリースに合わせて、モバイル優先の設計思想に変えてはどうでしょう。現在のmanabaは明らかにPCでの利用を前提としています。しかしmanabaで出来ることを考えると、今のタブレットやスマートフォンで出来ないことはほとんどありません。スマートフォンでレポートを書く学生がいる時代です。モバイル優先で直感的に操作できるインターフェイスにすれば、利用率は大幅に上がるのではないでしょうか。

4. APIの開放

ちょっと専門的な話ですが、APIを開放して欲しいな、と思います。APIとは、システムの機能を外部からのアクセスで活用できるようにする仕組みのことです。例えば、Twitterに何か投稿したら同じ内容をFacebookにも投稿する、といった機能を使ったことがあるかもしれませんが、これもAPIです。TwitterとFacebookがAPIを開放することで、相互連携が可能になっているのです。

この仕組みをmanabaにも導入したら、多くの可能性が開けると思います。例えば、レポートの提出締切を登録したらそれがGoogleカレンダーにも自動で同期されるとか、コースの掲示板に書き込んだら外部のメーリングリストに流してくれるだとか、そういった連携が可能になります。さらにAPIを活用すれば、独自の教育アプリケーションも開発できるようになります。

さいごに

manabaに対して苦言を呈す形になってしまいました。しかしこれも、manabaに大きな期待を持っているがゆえの提言です。素晴らしいLMSに成長し、日本の教育を伸ばすツールとなってほしいと、心から願っています。

JASSO留学支援奨学金のネ申エクセル問題について

自民党の河野太郎議員が、科研費の申請書などで使われている、非常に扱いづらく煩雑なエクセルファイル、通称「ネ申エクセル（または神エクセル、以下「神エクセル」）」を廃止するよう提言したことが話題となっています。

データとして役立たない「神エクセル」問題に解決の兆し　河野太郎議員が文科省へ全廃を指示

これに似た問題が、JASSO（日本学生支援機構）留学支援奨学金関係の神エクセル問題です。すでにどなたかが問題提起されているかもしれませんが、大学で国際交流に携わっている私からも、問題提起させてください。

※ネ申（神）Excelについては三重大学の奥村先生が書かれた論文に詳しいので、そちらを参照してください：「ネ申Excel」問題

JASSO留学支援奨学金とは

JASSO（日本学生支援機構）は、経済的に支援が必要な学生を対象に奨学金を提供している独立行政法人です。JASSOの奨学金は返済が必要であり、実質は学生ローン。奨学金の返済ができずに破産する例が相次ぐなど社会問題となり、平成29年度からは返済不要の奨学金が始まります。

実はこのJASSO、通常の奨学金の他に、海外留学をする学生、また海外から日本へ受け入れる学生に対して返済不要の奨学金も支給しています。今回取り上げたいのは、大学間協定に基づく交換留学を支援する奨学金にまつわる書類についてです。

JASSOが提供する神Excelについて

まずは、日本人学生の海外留学を支援する、JASSO（日本学生支援機構）協定派遣のページをご覧ください。

http://www.jasso.go.jp/ryugaku/tantosha/study_a/short_term_h/2016.html

平成28年度海外留学支援制度（協定派遣）事務手続きについて＞「1.事務手続きの手引き・様式等」のところに、大学の海外派遣担当者が提出しなければいけない書類が掲載されています。

ぜひ、１つ１つ、Excelファイルをダウンロードして中身を見てみてください。

例えば、平成28年度海外留学支援制度（協定派遣）登録データ 。
留学期間を数値で入力すると、右の 月別に別れた列に、自動で ○ が入力されていきます。高機能です。「開始月と終了月の合算日数（BF）」列が閏年で計算される不具合」があったようですが、つい先日、修正されたようです。

・・・めまいがしてきませんか？

この他にも、提出すべきExcelファイルは盛りだくさんです。非常に神々しいExcelファイルの数々です。あまりの煩雑さに、毎年、毎月、留学担当者たちは悲鳴をあげているのです。しかも様式が年度によって変わったりするのがまた大変で・・・。

職員だけでなく、学生も大変です。奨学金を受給した学生は、受給期間終了後にいくつかの書類を出す必要がありますが、そのうちの一つがこれ：平成28年度海外留学支援制度（協定派遣）報告書関係様式（様式Ｇ～Ｊ） 。「様式H-3」というシートをご覧ください。Excelで、横にずーーーっと続くアンケートに回答しなければいけません。小さな正方形の中に回答を入力しないといけないのです。学生はお金をもらっている側なので、文句は言えません。粛々と回答して提出してくれます。

これを提出されて集計する方のJASSO職員の方々も、おそらく相当な苦労をされているはずです。ちなみに大学からJASSOへの提出は、一部は紙で、一部はExcelで、となっているみたいです。

その背景について推測

なぜこのような 神エクセルが誕生してしまったのか。私はJASSO内部の者ではないので、その背景は分かりませんが、推測はできます。

JASSOの留学支援奨学金は、借り手からの返済で成り立っている通常の奨学金と違い、国の予算から直接支出されているものです。なので、きちんと目的に適った利用がされているという証拠を残さねいけません。よって、誰に対して奨学金が支給され、どのような効果があって、という情報を、できるだけ細かく蓄積しておかないとならないのでしょう。

しかし、このような煩雑な書類作成ばかり求められるとなると、大学ではそれなりの数の事務スタッフが必要ですし、JASSOでもスタッフが必要となります。その人件費や、掛けられている膨大な時間をもっと有意義なことに使えるのではと思います。

解決策は？

エクセルを廃止して全てをウェブシステム化…というのが理想かもしれませんが、システム化にはデメリットがつきものです。下手なシステムを作ってしまうと、エクセルよりも作業が煩雑になってしまい、かつ莫大な制作コスト、運用コストがかかります。まずは現状の運用方式での簡素化・合理化、業務フローの見直し、一部のシステム化などから始めてもよいのではと思います。

私は末端のいち担当者なので何の力もありませんが、とにかく、ここにも「 神エクセル問題」があることを知っていただけたら幸いです。