【2018年版】これから大学で働く人に読んでもらいたいIT入門記事

この春から、全国の大学で職員、教員、研究員、コーディネーターなどとして働き始める方はたくさんいると思います。 大学の特徴として、とにかくデスクワーク、ペーパーワークが多いという点があります。Excel、Word、パワポのオンパレードです。なので、何にもまして、Officeソフトを中心にITを活用して、業務を効率的に進める事が重要になります。特に最近は、国公立大学での人員削減や採用抑制が目指されているので、効率化の必要性は高まっています。 正規職員として採用された......

[Word]差し込み印刷機能で修了証を作ろう

事務仕事やレポート・論文作成などに欠かせないOfficeソフトのWord。Wordにある「差し込み印刷」という機能は、レポート作成程度だと使う機会がないため、知らない人が意外と多いようです。 先日、この機能を大学で働く同僚に教えてみたところ、いたく感動していました。今回はそれほど便利な「差し込み印刷」機能について紹介します。 「差し込み印刷」機能とは 「差し込み印刷」という言葉からは、機能がなかなか想像できないと思います。この機能は、簡単に言うと「ひな形の文書に、リストの情報を”差し込んで”いく機能」です。 分かりやすいのは、宛名印刷です。住所、部署名、肩書き、氏名…などの情報が書かれた宛先リストがあれば、そこから宛名シールやハガキのひな形へ情報を流し込んでくれます。ひな形が１つあれば事足りるため、わざわざ１つ１つファイルを作成したり、データから手動でコピペする必要はありません。 これを大学事務で使うとすれば、次の場面が考えられます。 通知文書の作成 大学事務は、嫌になる程、何でも書類を作成します。おそらく官公庁や一部の大企業も同様でしょう。原義書、委嘱状、承諾書、等々。内容は同じで、上部の宛名だけ変える、といったパターンの時に、差し込み印刷機能は活躍します。 ネームプレートの作成 シンポジウムなどを開催する際、参加者の名札や席札を作る場合があるでしょう。その時にも使えます。参加者が多い時は、１つ１つ手打ちで作るのは面倒ですよね。そうした大規模なイベントの時には、どのみち参加者リストくらい作っているはずですから、それを元にひな形に流し込んで......