Microsoftが提供するチャットコラボレーションツールの「Teams」は、2018年7月に無料版の提供が始まり、Office365を契約していなくても、誰でも利用できることになりました。
Microsoft、「Slack」対抗の「Teams」を無料で提供開始 日本でも - ITmedia NEWS
この無料版は、無料でTeamsを使いたい新規ユーザーだけではなく、すでに有償版を利用しているユーザーにも活用できる事を紹介します。
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2020/4/8 追記
現在、新型コロナウィルスの感染拡大を受けた在宅勤務の増加で、この記事へのアクセス数が増えています。在宅勤務を増やす・また生産性を向上させるため、Teamsの使い方で気になる点があればお問合せフォームかコメント欄からご連絡ください。
可能な限りブログ記事にし、微力ながら在宅勤務の導入・効率化に貢献したく思います。
無料版と有償版の違い
本題へ入る前に、Teams無料版と有償版の違いを確認しましょう。Microsoftの公式ページを見ると、有償版で利用可能だが無料版では使えない機能は、以下の通りとなっています。
Microsoft Teamsを無料で
- Exchange によるメール ホスティングと独自のメール ドメイン
- OneDrive、SharePoint、Planner、Yammer などの Office 365 のサービス
- ファイル ストレージの容量（無料版：ユーザー 1 人あたり 2 GB と共有ストレージ 10 GB、有償版：ユーザー 1 人あたり 1 TB）
- あらかじめスケジュールを設定した会議
- 会議の録画/録音が Microsoft Stream で可能
- 電話での通話と電話会議（プレミアム版ではアドオンで使用可能）
一方、上記以外の機能は無料版でも全て使えるわけです。チャットは無制限、ユーザーはプレミアム版と同じ300ユーザーまで、個人・チームでのビデオ通話も同じようにできます。
ストレージの容量さえ気にしなければ、無料版でも十分に活用できるものになっています。
有償版ユーザーによる活用：組織外とチームを作る時
さて、本題の有償版ユーザーによる無料版Teams活用の方法に話を移します。活用できるのは、 組織外の人とチームを作る時 です。
筆者の職場はOffice365 Educationを契約しておりTeamsも使えるのですが、組織外のユーザーを招待することが禁止されています。
これにより、組織外の人とのやりとりは、SkypeやSlackなど他のツールに切り替えねばなりませんでした。この状況が、無料版の登場により解決されそうです。
どういうことかというと、①組織外の人に無料版アカウントを作ってもらい、②自分の組織アカウントを招待してもらう ことで、組織外の人ともTeamsの有償アカウント１つで繋がることができるのです。
以降、簡単に手順を紹介します。
①組織外の人に無料版アカウントを作ってもらう
まずはチームを作りたい組織外の人に、無料版アカウントを作ってもらいます。Microsoftのページから、「無料でサインアップ」をクリックして、登録します。
こういうWebサービスがはじめての人は、ちょっと戸惑うかもしれません。そんな時には「Skypeの進化版です！」と説明すれば分かってもらえると思います。誰もが知るMicrosoftだし、Slackやチャットワークを使ってもらうよりはハードルが低いはずです。
ブラウザでも使えますが、ソフトをダウンロードしてもらった方が便利なので、PCかタブレット、スマホにソフト（アプリ）をダウンロードするように伝えましょう。
②自分の組織アカウントを招待してもらう
お相手（組織外の人）のセットアップが無事に完了したら、チーム名の右にあるメニュー（・・・マーク）から、「メンバーを追加」を選びます。
そして、対象者（ここでは自分の組織アカウント）を追加してもらいます。
これで、組織外の人に準備してもらうことは終わりました。
③自分のアカウントで、組織を切り替える
招待してもらうと、招待の通知がメールやアプリ上に届いています。まず、それを承認します。
招待を承認すると、右上のアカウントあたりのメニューで、組織が切り替えられるようになっています。そこから、新しい組織に切り替えましょう。
すると、見た目はあまり変わりませんが、新しく作った組織の画面へと切り替わります。
もちろん、今まで有償版で使っていた機能は使えませんし、ストレージも無料版に準じます。
まとめ
Teams無料版を有償版ユーザーが活用する方法を紹介しました。堅い大企業や教育組織の場合、情報漏洩対策などの点から「組織外のユーザーを招待する」権限を無効にしている場合が多いと思われます。それでも、組織外のユーザーとTeamsでやりとりしたい時はあると思います。そんな時に、この方法は有効ですね。自分も無料のTeamsアカウントを新規作成するという方法もありますが、アカウント切り替えは面倒ですから。
とはいえ、有償版ユーザーからすると、いちいち組織を切り替えなければいかないのが、若干面倒です。このあたり、複数の組織をシームレスに使えるようにできると、使いやすくなるのになと思います。（まあ、組織を間違えてメッセージやファイルを投稿するのを防ぐという面はあるのかも）
ひとまず、無料版の提供は大きな一歩なので、今後の発展を願います。
この辺の本が参考になりそうです。
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